Lưu biểu đồ dưới dạng mẫu
Excel có nhiều loại biểu đồ hơn Jimmy Carter, nhưng gần như không thể tìm thấy một biểu đồ mặc định hoàn hảo cho bản trình bày của bạn. May mắn thay, khả năng tùy chỉnh tất cả các biểu đồ này của Excel là một ví dụ. Nhưng khi nào bạn nên tạo lại một cái? Đó là một nỗi đau. Không nên đâu. Lưu sơ đồ ban đầu làm mẫu.
Khi sơ đồ đã được tinh chỉnh, hãy nhấp chuột phải vào nó. Chọn Lưu dưới dạng Mẫu. Lưu tệp CRTX trong thư mục mẫu Microsoft Excel mặc định. Khi bạn làm điều đó, hãy áp dụng mẫu bánh. Chọn dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ, chuyển đến tab Chèn, bấm Biểu đồ được Đề xuất, rồi đến tab Tất cả Biểu đồ và thư mục Mẫu. Trong trường Mẫu của tôi, hãy chọn một mẫu để áp dụng, sau đó bấm OK.
Một số yếu tố, chẳng hạn như văn bản thực tế trong truyền thuyết và tiêu đề, sẽ không được dịch nếu chúng không phải là một phần của dữ liệu đã chọn. Bạn nhận được tất cả các phông chữ và màu nổi bật, đồ họa nội tuyến, thậm chí các tùy chọn chuỗi (như đổ bóng hoặc phát sáng xung quanh thành phần biểu đồ).
Làm việc với các ô trên tất cả các trang tính
Công cụ này, được gọi là 3D Sum, hoạt động khi bạn có nhiều trang tính trong một sổ làm việc có cùng bố cục cơ bản, chẳng hạn như báo cáo hàng quý hoặc hàng năm. Ví dụ: trong ô B3, bạn luôn có số tiền cho cùng một tuần tương ứng theo thời gian.
Trên một trang tính mới trong sổ làm việc, hãy chuyển đến một ô và nhập công thức là “sum” (‘Y1: Y10’! B3). Điều này trỏ đến công thức SUM (thêm thứ) cho tất cả các trang tính có tên Y1 đến Y10 (có giá trị 10 năm) và nhìn vào ô B3 trong mỗi trang tính. Kết quả sẽ là tổng của tất cả 10 năm. Đây là một cách tốt để tạo một bảng chính tham chiếu đến dữ liệu luôn thay đổi.
Ẩn trong tầm nhìn đơn giản
Thật dễ dàng để ẩn một hàng hoặc cột, chỉ cần chọn tất cả bằng cách nhấp vào chữ cái hoặc tiêu đề của số, nhấp chuột phải và chọn “Ẩn”. (Bạn có thể làm sáng tỏ bằng cách chọn tất cả các cột theo cả hai hướng cùng một lúc, nhấp chuột phải và chọn “Bỏ ẩn”). Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ có một phần nhỏ dữ liệu được đặt bất tiện mà bạn muốn ẩn, nhưng bạn vẫn muốn có thể làm việc? Dễ dàng. Chọn các ô, bấm chuột phải và chọn Định dạng Ô. Trên tab số ở trên cùng, hãy chuyển đến một danh mục và chọn “Hải quan”. Nhập ba dấu phẩy (;;;) vào type: field. Bấm OK. Bây giờ các con số không hiển thị, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng chúng trong công thức.
Ẩn toàn bộ trang tính
Một sổ làm việc Excel điển hình – tệp bạn đang làm việc – có thể được tải với một số lượng lớn trang tính (mỗi trang tính được liệt kê bởi một tab ở dưới cùng mà bạn có thể đặt tên). Ẩn trang tính, nếu cần thay vì xóa nó, làm cho dữ liệu của nó không chỉ có sẵn để tham khảo mà còn có sẵn cho các công thức trên các trang tính khác trong sổ làm việc. Nhấp chuột phải vào “Tab dưới cùng” và chọn “Ẩn”. Khi cần tìm lại, bạn phải vào tab View ở trên cùng, nhấp vào Unhide và chọn tên sheet từ danh sách bật lên.
Menu tab View cũng có nút Ẩn. Điều gì xảy ra khi bạn nhấp vào đó? Nó ẩn toàn bộ sổ làm việc mà bạn đang sử dụng. Có vẻ như bạn đã đóng tệp, nhưng Excel vẫn tiếp tục chạy. Khi bạn đóng chương trình, nó sẽ hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi của mình vào sổ làm việc ẩn hay không. Khi bạn mở tệp, Excel sẽ cung cấp cho bạn những gì có vẻ là một sổ làm việc trống cho đến khi bạn nhấn Bỏ ẩn một lần nữa.
Sử dụng sổ công việc cá nhân của bạn cho Macro
Khi bạn mở toàn bộ cuốn sách công việc, bạn có thể sẽ thấy cuốn sách được liệt kê mà bạn không biết bạn đã giấu những gì: tệp Personal.XLSB. Đây thực sự là một sổ làm việc cá nhân Excel được tạo cho bạn; nó sẽ mở dưới dạng sổ làm việc ẩn mỗi khi khởi động Excel. Lý do sử dụng nó? Macro. Khi tạo macro, macro này không hoạt động trong tất cả các bảng được tạo theo mặc định (như nó xảy ra trong Word) – macro được gắn với sổ làm việc mà nó được tạo. Tuy nhiên, nếu bạn lưu trữ một macro trong Personal.XLSB, thì nó sẽ luôn sẵn sàng, trong tất cả các tệp trong bảng tính. Mẹo là khi bạn đăng ký một macro, trong trường “Lưu trữ macro trong”, hãy chọn “Sổ làm việc Macro Cá nhân”. (Bạn có thể ghi macro bằng cách bật tab Nhà phát triển, chuyển đến tab Tệp, chọn tùy chọn, bấm Tùy chỉnh ruy-băng, sau đó trong hộp Tab chính, chọn nhà phát triển, bấm OK.)
Vòng xoay! Vòng xoay!
Toàn bộ sách đã được dành cho PivotTabels. Đây là bản tóm tắt về bộ sưu tập dữ liệu khổng lồ của bạn, giúp việc phân tích thông tin dựa trên các điểm mốc của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ: nếu bạn có toàn bộ tập hợp điểm cho tất cả học sinh của mình trong tất cả các bài kiểm tra trong cả năm, PivotTable có thể giúp bạn thu hẹp mọi thứ xuống còn một học sinh trong một tháng. Nó bắt buộc mọi người có dữ liệu lớn phải chơi với nó (tạo một bản sao của dữ liệu gốc để chơi với dữ liệu cũ).
Để tạo một cột, hãy kiểm tra xem tất cả các cột và hàng có được chú thích như bình thường không rồi chọn PivotTable từ tab Chèn. Tốt hơn, hãy thử tùy chọn PivotTables được đề xuất để xem liệu Excel có thể chọn giao diện phù hợp với bạn hay không. Hoặc thử PivotChart, tạo PivotTable có kèm theo biểu đồ để dễ hiểu hơn.
Định dạng có điều kiện
Nhìn vào một lượng dữ liệu khổng lồ và tự hỏi đâu là điểm nổi bật? Ai có điểm cao nhất (hoặc thấp nhất), top 5, v.v.? Định dạng có điều kiện của Excel sẽ thực hiện mọi thứ từ việc đặt đường viền xung quanh các điểm nổi bật đến mã hóa màu cho toàn bộ bảng. Nó thậm chí sẽ vẽ biểu đồ trong mỗi ô, vì vậy bạn có thể hình dung phần trên và dưới cùng của một dải số trong nháy mắt. (Ở trên, các số cao nhất có màu xanh lục nhanh nhất, số thấp nhất ở điểm dừng màu đỏ, với phổ ở giữa.) Sử dụng menu con Quy tắc ô đã chọn để tạo thêm quy tắc tìm kiếm những thứ như văn bản chứa một chuỗi từ cụ thể, ngày trùng lặp, các giá trị trùng lặp, v.v. Thậm chí có nhiều hơn / ít hơn tùy chọn, vì vậy bạn có thể so sánh các thay đổi số.
Xác thực dữ liệu để giảm số lần rơi
Tạo bảng tính cho người khác? Nếu bạn muốn tạo menu lựa chọn thả xuống để sử dụng trong các ô cụ thể (để chúng không thể làm rối tung nó lên!), Thật dễ dàng. Chọn một ô, chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu. Trong “Cho phép:” chọn “Danh sách”. Sau đó, trong trường “Nguồn:”, hãy nhập danh sách, có dấu phẩy giữa các tùy chọn. Hoặc nhấp vào nút bên cạnh trường Nguồn và quay lại cùng một trang tính để chọn tập dữ liệu – đây là cách tốt nhất để xử lý danh sách lớn. Bạn có thể ẩn dữ liệu này sau đó, nó vẫn hoạt động. Xác thực dữ liệu cũng là một cách tốt để giới hạn dữ liệu đã nhập, chẳng hạn như cung cấp phạm vi ngày và mọi người không thể nhập bất kỳ ngày nào trước hoặc sau ngày bạn chỉ định. Bạn thậm chí có thể tạo một thông báo lỗi để họ xem.
Chèn ảnh chụp màn hình
Excel giúp bạn cực kỳ dễ dàng chụp ảnh màn hình của bất kỳ chương trình đang mở nào khác trên màn hình của bạn và dán vào trang tính. Chỉ cần vào tab chèn, chọn Ảnh chụp màn hình và bạn sẽ nhận được một menu thả xuống hiển thị hình thu nhỏ của tất cả các chương trình đang mở. Chọn một cái để chèn hình ảnh kích thước đầy đủ. Làm anh ấy ngạc nhiên theo cách bạn muốn.
Dán dữ liệu Excel vào word
Ba mươi lăm năm trước, ý tưởng đưa dữ liệu từ Excel vào Word hoặc PowerPoint đã làm điên đảo thế giới của Bộ Office. Hôm nay không có gì đặc biệt. Cho dù bạn chấp nhận các ô dữ liệu hay một biểu đồ đồ họa toàn diện, hãy sao chép và dán vào một chương trình khác. Điều cần biết, đây là quá trình liên kết và nhúng – nếu bạn thay đổi dữ liệu trong bảng tính, nó cũng sẽ thay đổi trong Word DOC hoặc PowerPoint PPT. Nếu bạn không muốn, hãy dán nó dưới dạng đồ họa. Sử dụng Công cụ Dán Đặc biệt của riêng Word cho việc này. Hoặc, lấy nó từ Excel, chuyển đến tab Trang đầu ở trên cùng, chọn menu Sao chép và sử dụng tùy chọn Sao chép làm Hình ảnh. Sau đó, bạn có thể chèn đồ họa vào bất kỳ chương trình nào.
Sử dụng $ để ngăn chuyển
Khi bạn viết một công thức, bạn đang tham chiếu đến các ô theo vị trí của chúng, chẳng hạn như A1. Nếu bạn sao chép công thức và dán nó vào ô tiếp theo, Excel sẽ thay đổi tham chiếu của ô đó, vì vậy thay vào đó nó sẽ nói là A2. Để tránh chuyển dịch, hãy sử dụng ký hiệu đô la ($). Ví dụ: $ A1 và cắt và dán nó vào một ô mới, ngăn cản chuyển dịch trong cột (A); $ 1 ngăn sự dịch chuyển ở dòng (1) và $ A $ 1 ngăn sự dịch chuyển theo bất kỳ hướng nào bị thay đổi khi sao chép công thức.
Điều này rất hữu ích khi bạn có một ô duy nhất để sử dụng cho nhiều công thức. Giả sử bạn muốn chia mọi thứ cho 100. Bạn có thể tạo công thức như Không (A1 / 100), nhưng điều đó có nghĩa là bạn không thể thay đổi 100 một cách dễ dàng trên bảng. Đặt 100 vào ô B1 và sử dụng q (A1 / B1) – nhưng sau đó khi bạn cắt và dán nó xuống, nó chuyển thành q (A2 / B2), sau đó là (A3 / B3), v.v. $ Sửa lỗi rằng: (A1 / $ B $ 1) có thể được rút ngắn và chèn xuống hàng, nhưng tham chiếu $ B $ 1 không bao giờ thay đổi. Sau đó, bạn có thể thay đổi giá trị 100 trong ô nếu cần để thử nghiệm với các thay đổi khác.
Thực hiện phân tích nhanh
Nếu bạn không chắc chắn thông tin nào bạn muốn áp dụng cho dữ liệu trong Excel, hãy thử menu Phân tích nhanh để xem nhanh các tùy chọn. Chọn dữ liệu của bạn và nhấp vào hộp phân tích nhanh xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải. Bạn sẽ nhận được một menu bật lên với các tùy chọn để nhanh chóng áp dụng định dạng có điều kiện, tạo biểu đồ, xử lý tổng, hiển thị biểu đồ thu nhỏ, v.v.
Các phím tắt tuyệt vời trong Excel
Excel, giống như bất kỳ phần mềm tuyệt vời nào, có nhiều phím tắt tuyệt vời. Đây là một số cái tốt nhất.
Ctrl; -Nhập ngày hôm nay.
Ctrl-Shift: -Chèn thời gian hiện tại (dấu hai chấm là những gì trên đồng hồ là 12:00).
Ctrl-Shift -Thay đổi định dạng ngày.
Ctrl-5 – Áp dụng lệnh gõ cho văn bản trong ô.
Ctrl-0 – ẩn cột hiện tại.
Ctrl-9 – Ẩn dòng hiện tại.
Ctrl-F6 -Chuyển đổi giữa các sổ làm việc đang mở (nghĩa là mở tệp Excel trong các cửa sổ khác nhau).
Ctrl’-Đây là dấu trọng âm, lên 1 phím. Tổ hợp này sẽ chuyển chế độ xem trong trang tính để hiển thị tất cả các công thức.
Ctrl-PageUp hoặc PageDown – Chuyển nhanh giữa các trang tính trong sổ làm việc hiện đang mở.
F2 – Bắt đầu chỉnh sửa ô hiện được chọn (nhanh hơn nhiều so với nhấp đúp).
Shift-F10-Mở menu chuột phải cho ô bạn đang ở.
>>> Source: https://digitalfuture.vn/top-bai-viet-ham-excel-thong-dung-cho-thong-ke-so-lieu
